Microsoft 365 是什麼（與 Office / 一般郵件分別）
Microsoft 365（簡稱 M365，前身 Office 365）不是單一套軟件，而是一個 「訂閱＋雲端服務」 組合：包含雲端企業郵件（Exchange Online）、即時通訊與會議（Teams）、雲端儲存（OneDrive）、以及可安裝的桌面 Office（Word / Excel / PowerPoint 等）。
它與你以往認識的「買斷版 Office」或「一般企業郵件」最大分別在於：郵件由 Microsoft 託管，多數設定可自動探索；並內建企業級安全（MFA、進階威脅防護）與持續更新。下表快速對比：
| 比較項目 | Microsoft 365（M365） | 一般企業郵件（寄存 / 自建） | 買斷版 Office |
|---|
| 郵件託管 | Microsoft 雲端（Exchange Online） | 網頁寄存商或自建伺服器 | 不附郵件 |
| 設定方式 | 多數自動探索，免手動填伺服器 | 需手動填 IMAP / SMTP 與連接埠 | 不涉及 |
| 附加價值 | Teams、OneDrive、桌面 Office | 純郵件或附網頁寄存 | 僅桌面 Office（無雲端） |
| 安全性 | 內建 MFA、威脅防護 | 需自行配置 | 不涉及 |
| 收費模式 | 按月 / 年訂閱（按使用者） | 按月 / 年（按帳號或方案） | 一次性買斷 |
小貼士：若你只需要「企業郵件＋Teams」而公司電腦已經有 Office，選最便宜的 Business Basic 即可；若要讓每位同事都能用桌面 Word / Excel，則選 Business Standard 或以上。
中小企為什麼要部署 M365
對香港中小企而言，M365 的價值不只是「有個 Microsoft 郵箱」，而是把日常辦公搬到一個整合、安全、可隨處登入的平台：
- 專業企業郵件：自訂網域郵箱（you@公司名.hk），送達率與信譽較一般寄存郵件更好，附 50GB 信箱與反垃圾防護。
- Teams 協作：內部聊天、視像會議、共用頻道，取代零散的 WhatsApp 工作群，會議與檔案集中管理。
- OneDrive 與共用檔案：每人 1TB 雲端儲存，檔案版本還原、外部共用連結，減少「檔案塞滿本地硬碟」的災難。
- 企業級安全：MFA、資料外洩防護（DLP）、進階威脅防護，對抗商業電郵詐騙（BEC）與勒索軟件。
- 隨處登入：電腦、手機、網頁都能登入同一帳號，BYOD 與在家工作更順暢，離職時可一鍵回收權限。
部署前準備：方案與授權選擇
香港中小企最常選 Microsoft 365 Business 系列。先盤點你的需求（要桌面 Office 嗎？要進階安全嗎？使用者幾人？），再選方案：
| 方案 | 參考價格（HK$/使用者/月） | 包含重點 | 適合對象 |
|---|
| Business Basic | 約 HK$50–60 | 郵件、Teams、OneDrive、網頁版 Office | 已有桌面 Office，想用雲端郵件＋協作 |
| Business Standard | 約 HK$90–100 | 以上 ＋ 可安裝桌面 Word / Excel / PowerPoint | 多數中小企首選 |
| Business Premium | 約 HK$130–150 | 以上 ＋ MFA、Conditional Access、進階安全 | 重視安全、受規管行業 |
部署前清單：確認公司網域（如 公司名.hk）由你管理、能登入 DNS 供應商；盤點現有郵件帳號與郵件量；準備使用者名單（姓名、用戶名、部門）；決定是否保留舊郵件以便遷移。
Microsoft 365 部署 步驟
以中小企標準部署為例，流程如下（約 1–2 小時完成設定，DNS 生效需額外時間）：
- 購買與建立租戶（Tenant）：於 Microsoft 註冊 M365，建立你的組織（yourcompany.onmicrosoft.com 暫時網域）。
- 綁定自有網域：到 Microsoft 365 系統管理中心的「設定 → 網域」，新增 公司名.hk，並按指示到你的 DNS 供應商加入 Microsoft 提供的 TXT / MX / CNAME 記錄。
- 新增使用者與指派授權：建立每位同事的帳號並指派 Business 方案授權；設定初始密碼（首次登入需更改）。
- 配置 Exchange 郵件：確認 MX 指向 Microsoft；設定群組信箱、別名、轉寄規則與共用信箱（如 info@、sales@）。
- 啟用 Teams 與 OneDrive：建立團隊頻道、會議設定；引導同事登入 OneDrive 並同步桌面資料夾。
- 郵件遷移（如適用）：把舊郵件搬到 M365（見下一節），並安排在非辦公時段切換 MX。
- 安全強化：啟用 MFA、設定 SPF / DKIM / DMARC、開啟登入警示（見安全設定一節）。
- 使用者培訓與驗收：通知同事重設密碼、登入各裝置；傳送測試郵件與 Teams 會議，確認收發與推送正常。
舊郵件 遷移 到 M365
如果你原本用 Gmail、舊 Exchange 或一般企業郵件，可把歷史郵件遷移到 M365。常見做法：
- IMAP 遷移：來源是 Gmail 或支援 IMAP 的企業郵件時，用 Microsoft 365 管理中心的「遷移批次」把郵件搬過去（不搬聯絡人／日曆，需另處理）。
- Exchange 或第三方工具：來源是 Exchange 或需要完整搬遷（郵件＋日曆＋聯絡人），可用 Microsoft 原生工具或 BitTitan 等第三方遷移服務。
- Outlook .pst 匯出匯入：帳號少時，從舊 Outlook 匯出 .pst，再到新帳號匯入，簡單但直接。
- 切換時機：在 MX 切到 Microsoft 前後保留舊帳號一段時間，確保雙向收信無漏，必要時可回滾。
避免中斷的訣竅：先在測試帳號跑一次遷移驗證，確認郵件與日曆完整；正式切換 MX 選在週末或下班後，並提前通知同事「舊密碼將失效、需用新 M365 密碼登入」。
安全設定：MFA、SPF、DKIM、DMARC
M365 再強大，若沒開好安全設定，帳號被盜照樣出事。部署時請一併完成：
- 啟用 MFA（多重要素驗證）：最有效防止帳號被盜的措施，Microsoft 已逐步設為預設；強烈建議全員啟用。
- SPF / DKIM / DMARC：在 DNS 加入這三組記錄，證明郵件確實來自你的網域，避免被冒名發信、提升送達率（見我們的 SPF / DKIM / DMARC 教學）。
- 可疑登入警示與條件式存取：開啟登入風險警示；Business Premium 可設 Conditional Access，限制異地或不安全裝置登入。
- 權限最小化：離職同事即時移除授權與存取；共用信箱用「委派」而非共用密碼。
請人幫忙 部署 收費 多少
Microsoft 365 訂閱本身按月計費；若你不想自己處理 DNS、遷移與安全設定，可委託專人處理。TsimTung 的方案：
網域綁定 ＋ 帳號設定
- 網域 DNS 設定
- 使用者與授權
- Exchange / Teams 配置
- 每帳號收費
HK$200 / 帳號 起
索取報價
無限設定 ＋ 支援
- 無限次 TeamViewer 遙距
- M365 / 郵件設定
- 辦公時間電話支援
- 優先響應
HK$680 / 月
索取報價
單次連線解決
- TeamViewer 即時連線
- 部署 / 故障排除
- 30 分鐘內解決
- 不設合約
HK$380 / 次
索取報價
我們使用 TeamViewer（已購買年度授權）即時遠端連線到你的電腦幫你部署 M365，無須等候上門；年度授權由我們承擔，故純遙距部署性價比極高。複雜的郵件遷移與安全設定亦可由我們遠端協助完成。
常見問題
已有桌面 Office，還需要買 Standard 嗎？
若電腦上的 Office 是買斷版且仍可激活，選 Business Basic（含雲端郵件＋Teams＋網頁 Office）就夠用，可省下桌面 Office 的費用。若電腦 Office 版本老舊或要讓手機／其他電腦也能用，則選 Standard 或以上。
切換 M365 會不會收不到信？
關鍵在 MX 記錄切換的時機。我們建議先完成帳號與遷移、再用 TTL 較短的設定、並在非辦公時段切換；切換前後保留舊郵件服務一段時間做雙收，幾乎可做到零中斷。
手機與 Mac 能用 M365 嗎？
可以。M365 支援 iOS、Android、macOS 與 Windows，使用 Outlook App 或系統內建郵件皆可；Teams 與 OneDrive 也有跨平台 App，設定方式與 Windows 類似。
部署後還需要人維護嗎？
日常多數自助即可，但新增同事、權限調整、安全事件或郵件遷移仍建議有專人。可選我們的遙距支援月費 HK$680 / 月，無限次設定與辦公時間支援，等同擁有一個隨叫隨到的 IT 部門。